كادر قسم الديوان في مديرية التربية و التعليم للواء القويسمة
- يقوم قسم الديوان بتقديم الخدمات لمتلقي الخدمة والعاملين، من خلال الاقسام الفرعية التالية: الطباعة، والنسخ والتصوير واستلام البريد المدرسي، الصادر والوارد والملف العام، المقسم.
- الخدمات المقدمة
- طباعة كافة الكتب الرسمية يومياً.
- تصوير كافة الكتب الرسمية حسب النسخ المطلوبة.
- توزيع البريد الوارد على الأقسام وفق سجل خاص.
- حفظ كافة المعاملات في الملفات الخاصة بها ونسخة للملف العام.
- توزيع الكتب الصادرة للمدارس والدوائر الاخرى وفق سجل خاص.
- الرد على كافة الاتصالات وتأمينها للأقسام.
- التأكد من إظهار المديرية بالمظهر اللائق وباستمرار.
كادر القسم
رئيس قسم الديوان : سهام إبراهيم العفيفي
الأعضاء
- سكرتيرة مدير التربية و التعليم :خلود أبو عمر
- كاتب الصادر: فراس السقا / نهاد الدعيسات/محمد الجمرة
- كاتبات الوارد: نسرين النسور / ماجدة المراشدة .
- مسؤول بريد الوزارة: نسرين أبو فردة
- مأمور المقسم: ثامر أبو جابر / أحمد الحويان
- مأمور التصوير :حميدي خضير
- مراقب الدوام :علي الجبور
- المراسلين: سيف النعلاوي / إسماعيل الرقب / زكريا مصطفى / عمر الذريوات /محمود الحلو /
- المراسلات : نهاد الدعيسات /خديجة مصلح / ميادة أبوشاور
- الحراس : إسماعيل النسور / راكان الذريوات
التعريف بقسم الديوان
حلقة وصل بين مديرية التربية والتعليم والوزارة والميدان بالإضافة لبعض الجهات الرسمية الأخرى، ويقوم بإستقبال المعاملات وتحويلها إلى الجهات المعنية ليصار إلى إنجازها والرد عليها في الوقت المناسب لإخراجها بصورتها النهائية .
أهداف القسم:
الهدف العام: الارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة وتحسين نوعيتها باستمرار.
الهدف الخاص: تفعيل خدمة الجمهور
ويضم القسم الشعب التالية :
أولا / شعبة الصادر :
- تسجيل الكتب الصادرة وتنسيخها للاقسام المعنية وحفظ نسخ عنها .
- توزيع البريد الصادر إلى الاقسام والميدان بالوسائل المعتمدة .
- مراجعة أو إعداد صيغ الكتب والمراسلات الصادرة عن أقسام المديرية .
ثانياً / شعبة الوارد :
- تأمين المراسلات ذات الطابع السري والمكتوم بشكل شخصي الى عطوفة مدير التربية والتعليم .
- تحويل البريد الذي له طابع هام الى مكتب عطوفة المدير بصفة مستعجلة .
- استلام وتصنيف البريد الوارد الى المديرية وأخذ توجيهات خطية وشفوية من المدير أو من يفوضه .
ثالثاً / شعبة الملف العام :
- حفظ المعاملات الرسمية المتعلقة بأعمال الديوان وغيرها .
رابعاً / شعبة الطباعة :
- تأمين خدمات الطباعة اللآزمة لعمل المديرية للوزارة والدوائر الأخرى والميدان .
خامساً / شعبة التصوير والبريد :
- التعامل مع البريد الصادر والوارد حسب الأصول المتبعة .
- تأمين البريد من وإلى المدارس وضبطه لإدامة العمل وكذلك مع الوزارة والدوائر الأخرى.
- تأمين خدمات السحب والتصوير لكافة الأقسام .
- تأمين الورق والقرطاسية لسير عمل الديوان .
سادساً / شعبة المقسم :
- تأمين الاتصالات الخارجية والداخلية للمديرية .
- تأمين الاتصالات من المدارس للأقسام لتأمين تسهيل العمل ووصول المعلومة التي تخدم العمل .
- تأمين صيانة المقسم المستمرة لضمان سير العمل .
سابعاً / شعبة مراقب الدوام :
تأمين جميع متطلبات المغادرات والاجازات للموظفين .
مراقبة الدوام وبالتنسيق مع المدير والمساعدين لضبطه على مدار السنة . –
تأمين خدمات شؤون الموظفين الخاصة بموظفين الديوان من اجازات ومغادرات .
ثامناً / شعبة الأعمال الإدارية والخدمات المساندة :
- تامين خدمات المديرية من مياه ومواد تنظيف وخدمة النظافة وخدمات الأذنة والحراس وصيانة أجهزة سحب الماء والتدفئة وغيرها
- الاهتمام بمدخل المديرية .
- صيانة الأجهزة والآلات الخاصة بالمديرية .
- العمل على المراسلات الداخلية نابين الأقسام
تاسعاً / شعبة الحراسة :
حيث يتم متابعة دوام الحراس ( المديرية ،المدارس ) من خلال لجنة متابعة دوام الحراس والتي يشترك رئيس الديوان في أعماله .
مهام العمل الخاصة بقسم الديوان
رئيس قسم الديوان :
يقوم رئيس قسم الديوان بعملية التخطيط ومتابعة تنفيذ أعمال القسم وتقييم أداء العاملين فيه حسب سجل الأداء المعتمد بإتباع الأساليب التالية:
o القيام بالزيارات التفقدية خلال أوقات الدوام الرسمي.
o تنفيذ الموظفين للأعمال المناطة بهم .
o عقد الاجتماعات الخاصة بالقسم بين الموظفين ورئيس قسم الديوان
o حضور الاجتماعات بين رئيس قسم الديوان ومدير التربية والتعليم.
o الاطلاع على الصادر، والوارد، ودفاتر الدوام ، والسجلات، والأعمال التي يقوم بها موظفو الديوان.
o استلام الكتب التي تحتاج إلى طباعة من المراجعين والتوقيع عليها ليصار إلى طباعتها من قبل موظفي
الأقسام.
o الاتصال مع الجهات المتعاقد معها التي تتولى صيانة الأجهزة والآلات في مديرية التربية والتعليم .
1- الطباعة :
o تدقيق الكتب والتقارير المراد تصديرها بعد إجازتها من قبل مدير التربية و التعليم .
o توزيع العمل على الموظفين وتوثيق ذلك على سجل عمل الطابعات(QF72-7-7) الذي يحتوي على اسم الموظف والكتب التي تمت طباعتها من قبله.
o إرسال الكتب المطبوعة إلى موظفي الوارد ليتم توزيعها على الأقسام المعنية التي طلبت طباعتها بعد التأكد من تنسيقها وعدم وجود أخطاء مطبعية .
2- التصوير /النسخ :
o استلام كافة الكتب والوثائق المراد تصويرها والخاصة بالعمل والتأكد من أنها مكتملة وغير ناقصة ( تواقيع، تاريخ، رقم الصادر أو الوارد ) قبل المباشرة بتصويرها أو نسخها بعد اطلاع رئيس قسم الديوان عليها.
- إبلاغ رئيس قسم الديوان عن الأعطال التي تحدث للآلات من أجل الاتصال مع الشركات المتعاقد معها لصيانتها وذلك بعد التنسيق مع قسم الشؤون المالية لتأمين المبالغ اللازمة.
3- المقسم :
o استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية من وإلى المديرية لكافة الموظفين، وتسجيل المكالمات الخارجية في
نموذج (QF72-7-2).
o مخاطبة رئيس الديوان عند الحاجة لعمل صيانة لأجهزة المقسم من قبل الشركات المتعاقد معها.
o عمل الصيانة اللازمة لبعض خطوط الهاتف داخل المديرية ان كانت بسيطة ولا تحتاج إلى جهات مختصة.
4- حراسة مبنى المديرية :
o استلام وتسليم الأقسام للحراسة من الحراس .
o يقوم عمال النظافة (المستخدمون) بتنظيف مكاتب وغرف المديرية يومياً.
- المراسلين
يقوم المستخدمون بنقل الأوراق والمعاملات من الديوان إلى الأقسام الأخرى وبالعكس وبين الأقسام المختلفة في المديرية وتأمين ما يطلب منهم من أعمال من قبل موظفي الأقسام المختلفة حسب الأصول.
انجازات قسم الديوان
الصادر/الوارد
- حوسبة بريد الوزارة الوارد وحفظه في ملفات خاصة
- حوسبة التعاميم والكتب الرسمية
- اعتماد نموذج الايزو التالي لتسليم بريد المدارس للديوان
- عمل برنامج يومي لتنظيم حركة واصطفاف السيارات في كراج المديرية
- عمل برامج دورية لتحسين مستوى النظافة داخل المديرية والساحات الخارجية
- اعتماد الات تصوير توفر الجهد والوقت من حيث : التصوير ، التكبيس ، النت
- توثيق تسليم بريد المديرية للمدارس عن طريق ملفات خاصة تحمل الايزو F72-7-5 rev-c
- استقبال الكتب الرسمية الواردة من الميدان والمؤسسات والدوائر الحكومية بعد تدقيها وختمها بالخاتم الرسمي يوميا وحسب الاصول .
- وضع الرقم المتسلسل على المعاملات الرسمية وتحويلها الى القسم المعني على ملف جانبي ليصار إلى إجراء اللازم عليها يوميا .
- الرد على الكتب الرسمية الصادرة من الاقسام والمدارس والمؤسسات الحكومية ووزارة التربية والتعليم عند الطلب والحاجة وحسب الاصول .
- استقبال البريد الصادر من وزارة التربية والتعليم يومياً على البوابة الالكترونية وإرساله الى عطوفة مدير التربية والتعليم حسب الاصول
- العمل على تعميم الكتب الصادرة من المديريــــــــــــــــــــــــــــة الى المدارس عبر الGmail يومياً موثقة في سجل خاص بذلك .
- تصدير الكتب الرسمية الصادرة الى مدارس المديرية يومياً بسجل خاص حسب الاصول
- تصدير الكتب الرسمية الصادرة من المديرية الى المؤسسات والدوائر الحكومية بسجل خاص وحسب الاصول
- استقبال الكتب الرسمية الواردة من المدارس والتي تخص قسم شؤون الموظفين بسجل خاص وحسب الاصول .
- تصدير الكتب الرسمية المرسلة الى وزارة التربية والتعليم بسجل خاص كذلك على نموذج الآيزو وحسب الاصول
- استقبال الكتب الرسمية الواردة من وزارة التربية والتعليم وتحويلها إلى الاقسام المعنية حسب الاصول
وحسب نظام الايزو وذلك بعد اطلاع مدير التربية والمدراء المساعدين وقسم الرقابة الداخلية عليها .
- تسهيل مهام المراجعين والإسراع في انجاز معاملاتهم بالقبول والرضا وحسب الاصول .
التصوير
- استقبال بريد الوزارة عبر الايميل وتفنيده
- توفير الوقت والجهد وسرعة انجاز المعاملات
- تسهيل مهمة تسليم البريد للمدارس
- تسهيل عملية استلام المدارس للبريد الصادر من المديرية
- توفير كميات من ورق التصوير والحبر
- اعتماد مبدأ تدوير العمل بين الموظفين .
- اطلاع الموظف على كل انواع العمل المختلفة في القسم ليصبح ملما بأي عمل يكلف به
وحدة ملفات الديوان / الارشيف والتصوير .
- استـــــــــــــلام وتسليـــــــــــــم الكتب الرسميـــــــــــــــــــــــة الــــــــواردة من والى المـــــــــــــــــــدارس
- حسب نموذج الايزو رقــــــــــــــــــــم (Form # QF72-7-5 rev.c) يومياً.
- تصوير المعاملات الرسمية والتعاميم وما تحتاجه أقسام المديرية وحفظ المعاملات التي أجرى عليها اللازم في الملفات العامة والخاصة للديوان يومياً.
- توزيع البريد الصادر من المديرية الى المدارس عبر صناديق مخصصة لكل مدرسة يومياً.
- الاتصال مع الشركات المعتمدة لصيانة آلات التصوير حسب نموذج الايزو كلما دعت الحاجة الى ذلك والمحافظة على ديمومتها من سوء الاستعمال.
- تأمين البريد الرسمي الصادر إلى المؤسسات والدوائر الحكومية عن طريق البريد الرسمي وباليد وحسب الاصول.
وحدة المقسم والاستعلامات
- استقبال المكالمات الواردة وتحويلها الى الجهات المعنية بالرد السريع بكل لطفٍ وأدب وحسب الاصول يومياً
- الاسراع في تلبية طلبات جميع الموظفين وإجراء الاتصال مع الجهات المعنية بأسرع وقت ممكن يومياً.
- عمل الصيانة اللازمة لبعض الخطوط المعطلة وعند الطلب والحاجة لذلك وحسب الاصول .
- تسجيل المكالمات الخلوية الصادرة في سجل نموذج الايزو والمعتمد يومياً ليصار الى توقيعها من الرئيس
المباشر وعطوفة مدير التربية والتعليم شهريا.
- استقبال المراجعين واحترامهم وتلبية طلباتهم وإرشادهم الى الجهات المعنية يومياً.
- متابعة مغادرات الموظفين وحفظ النسخة الثانية في سجل خاص وترصيد المغادرات في نهاية الشهر
وإرسالها إلى قسم شؤون الموظفين ليتم إجراء اللازم عليها وحسب الاصول .
- متابعة حركة الموظفين والمراجعين من والى المديرية وكذلك متابعة فتح وإغلاق مصلى المديرية يومياً.
المراسلين والحراس
- تأمين المراسلات الرسمية الى الجهات المعنية سريعا وحسب الاصول .
- العمل على نظافة المديرية ومكاتبها ونظافة الساحات الخارجية حسب التعليمات واصول العمل .
- تأمين المديرية والمحافظة عليها واغلاق الابواب الرئيسية والتأكد من اغلاق النوافذ واطفاء الانارة حسب الاصول .
- متابعة ساعة المياة اسبوعيا والعمل على ضخ المياة عبر ماتور الماء الى البئر وخزانات المياة حسب الاصول .
سادسا : الأيميل الرسمي ( Gmail )
- إرسال الكتب الرسمية لجميع المدارس وأقسام المديرية على موقع الايميل ( Gmail ) .
- تسهيل وصول البريد الرسمي وتوفير الوقت والجهد والمال .
أهم فورمات ( iso ) المستخدمة :
- سجل زيارات جهة الصيانة ( QF72-71 ) .
- إعطاء خط صفر للموظفين ( QF72-72 ) .
- سجل البريد العادي ( QF72-7-3 ) .
- سجل تسليم البريد الصادر للوزارة ( QF72-7-4 ) .
- سجل استلام وتسليم البريد الرسمي ( QF72-7-5 ) .
- سجل عمل الطابعات ( QF72-7-7 ).
المهام الرئيسية لقسم الديوان:-
- استلام البريد الوارد من الوزارة والدوائر والمؤسسات الرسمية وتصنيفه وتسجليه وتوزيعه على الأقسام المعنية وبالسرعة الممكنة .
- إرسال البريد الصادر واستلامه الكترونيا من الوزارة .
- إرسال البريد الصادر إلى الجهات المعنية .
- الإشراف على طباعة الإجابات على الكتب الرسمية وطباعة المعاملات للمراجعين الذين تقتضي طبيعة معاملاتهم استلامها باليد .
- انجاز أعمال التصوير بأسرع وقت ممكن .
- تأمين المكالمات الهاتفية للمديرية والأقسام المعنية حيث تم تزويد المديرية بمقسم الكتروني حديث
- الإشراف على متابعة الاذنة والحراس في قيامهم بتنظيف وترتيب مكاتب ومرافق المديرية وتزويدهم بأدوات التنظيف اللازمة ونقل المعاملات الرسمية من الأقسام داخل المديرية والإشراف عليهم ومتابعة الحراسة الليلية
- متابعة نظافة خزانات المياه .
- العمل على تعليق الإعلام واللافتات للاحتفالات والمناسبات القومية، كالاحتفال بعيد ميلاد جلالة الملك وتعليق الأعلام بهذه المناسبة العزيزة .
- الإشراف على صيانة آلات التصوير وأجهزة الكمبيوتر والمقسم بشكل دوري ومستمر ليتم انجاز العمل بسلاسة واريحية
- الاشراف على تحويل الكتب بعد توقيعها ووضع رقم اصادر للسحب ليصار الى توزيعها للمدارس
- الاشراف على تأمين الاتصالات الداخلية والخارجية للمديرية
- الاشراف على اعمال مأمور المقسم ومتابعة جاهزية المقسم وعمل الصيانة بشكل دوري
- متابعة جاهزية الآلات والاجهزة المتوفرة في الديوان واستمراريتها بالعمل
- الزيارات التفقدية على عمل الاذنة والتأكد من دوام احراس في المديرية والمدارس
- الاشراف على منظومة الارشفة الالكترونية ( البوابة الالكترونية )
- قياس رضا متلقي الخدمة عن الخدمات المقدمة من خلال استبانة التي تعدها وزارة التربية والتعليم
- يتولى رئيس قسم الديوان مسؤولية التخطيط ومتابعة تنفيذ أعمال القسم وتقييم أداء العاملين.
- القيام بالزيارات التفقدية خلال أوقات الدوام الرسمي.
- استقبال واصدار المراسلات وحفظها.
- طباعة الكتب الرسمية والتصوير والنسخ
- الاتصال مع الجهات المتعاقد معها التي تتولى صيانة الاجهزة والالات في مديرية التربية والتعليم.
- استقبال المواطنين المراجعين للمديرية وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
- توعية المجتمع المحلي بتوجهات الوزارة ورسالتها من خلال الزيارات المدرسية وحضور الاجتماعات
العامة والنشرات التعريفية.
الأنشطة : -
- العمل جاري على عمل صيانات خفيفة في مبنى المديرية , وتنظيف كامل لساحات المديرية و إزالة الأثاث المتراكم وذلك للتيسير على المواطنين.
- تكليف موظف من قسم الديوان بإرسال وإحضار البريد من مكتب البريد إضافة إلى تسليم اغلبها باليد .
- متابعة الجهات المختصة والمعنية من أجل تنظيف مبنى المديرية.
- يقوم قسم الديوان بكافة الاعمال التي تطلب منها والعمل على توفيرها لتسهيل المهمة على الاقسام والميدان .
- مساعدة المراجعين ومتابعتهم ليتمكنوا من انجاز عملهم بكل سهولة وسرعة ويسر .
- متابعة دوام الموظفين في بداية الدوام ونهايته ورصد مغادراتهم الرسمية والخاصة أثناء أوقات الدوام
حسب الاصول .
- عمل الصيانة الخفيفة واللازمة لخطوط الهاتف وتأمين المكالمات الواردة والصادرة بامان وسرية وبصفة مستعجلة .
- الإشراف على سير العملية التنفيذية واعداد الخطة السنوية.
- رصد ما تنشره الصحف المحلية عن وزارة التربية بشكل عام والمديرية بشكل خاص وتوثيقه لدى القسم .
- الرد على القضايا التربوية المتعلقة بالمديرية.
- عمل محضر اجتماع مدير التربية مع المديرين ورؤساء الاقسام مع توثيقه .
- مشاركة المجتمع المحلي (مدارس وطلبة) همومهم وقضاياهم بشكل مباشر والعمل على حلها مع الاقسام المعنية والجهات المسؤولة قدر الامكان.
- تفعيل نموذج الايزو رقم(qf72-8-6) بشكل افضل ومتابعته والحث على استخدامه من قبل المراجعين.
- إنجاز كافة المعاملات الرسمية الصادرة من المديرية عبر المنظومة الالكترونية أسوة بالوزارة وتوفيراً للوقت والجهد والمال .
تفعيل البريد الالكتروني بما يسمى الشبكة العنكبوتية بين المديرية والوزارة والمديرية والميدان وبين الاقسام المختلفة والديوان ليتسنى للمراجعين معرفة مكان المعاملة وما تم انجازه توفيراً للوقت والجهد والمال ولتأمين المعاملات
ضوء التباين
التباين المعكوس
التباين المظلم
تشبع منخفض
تحديد الروابط
ضبط تباعد الاحرف
حجم الخط
أ++
نوع الخط
القراءة
ارتفاع الخط
محاذاة النص
محاذاة لليسار
محاذاة الوسط
ملأ السطر
