قسم الديوان

مهام العمل الخاصة بقسم الديوان

1- رئيس قسم الديوان :

يقوم رئيس قسم الديوان بعملية التخطيط ومتابعة تنفيذ أعمال القسم وتقييم أداء العاملين فيه حسب سجل الأداء المعتمد بإتباع الأساليب التالية:

o القيام بالزيارات التفقدية خلال أوقات الدوام الرسمي.

o من تنفيذ الموظفين للأعمال المناطة بهم.

o لتأكد عقد الاجتماعات الخاصة بالقسم بين الموظفين ورئيس قسم الديوان

· وحضور الاجتماعات بين رئيس قسم الديوان ومدير التربية والتعليم.

o الاطلاع على الصادر، والوارد، ودفاتر الدوام، والسجلات، والأعمال التي يقوم بها موظفو الديوان.

o استلام الكتب التي تحتاج إلى طباعة من المراجعين والتوقيع عليها ليصار إلى طباعتها من قبل موظفي الطباعة.

o الاتصال مع الجهات المتعاقد معها التي تتولى صيانة الأجهزة والآلات في

o مديرية التربية والتعليم .

2- الطباعة:

o استلام الكتب والتقارير المراد طباعتها بعد إجازة طباعتها من قبل رئيس قسم الديوان.

o توزيع العمل على الطابعين وتوثيق ذلك على سجل عمل الطابعات(QF72-7-7) الذي يحتوي على اسم الطابع والكتب التي تمت طباعتها من قبله.

o إرسال الكتب المطبوعة إلى موظفي الوارد ليتم توزيعها على الأقسام المعنية التي طلبت طباعتها بعد التأكد من تنسيقها وعدم وجود أخطاء مطبعية .

3- التصوير /النسخ:

o استلام كافة الكتب والوثائق المراد تصويرها والخاصة بالعمل والتأكد من أنها مكتملة وغير ناقصة ( تواقيع، تاريخ، رقم الصادر أو الوارد ) قبل المباشرة بتصويرها أو نسخها بعد اطلاع رئيس قسم الديوان عليها.

o إبلاغ رئيس قسم الديوان عن الأعطال التي تحدث للآلات من أجل الاتصال مع الشركات المتعاقد معها لصيانتها وذلك بعد التنسيق مع قسم الشؤون المالية لتأمين المبالغ اللازمة.

o المقســــم :

o استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية من وإلى المديرية لكافة الموظفين، وتسجيل المكالمات الخارجية في نموذج (QF72-7-2).

o مخاطبة رئيس الديوان عند الحاجة لعمل صيانة لأجهزة المقسم من قبل الشركات المتعاقد معها.

o عمل الصيانة اللازمة لبعض خطوط الهاتف داخل المديرية ان كانت بسيطة ولا تحتاج إلى جهات مختصة.

o حراسة مبنى المديرية :

o استلام وتسليم العمارات للحراسة من المراسلين.

o يقوم عمال النظافة (المستخدمون) بتنظيف مكاتب وغرف المديرية يومياً

o يقوم المستخدمون بنقل الأوراق والمعاملات من الديوان إلى الأقسام الأخرى وبالعكس وبين الأقسام المختلفة في المديرية وتأمين ما يطلب منهم من أعمال من قبل موظفي الأقسام المختلفة حسب الأصول.